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Subsanación notarial de errores en la certificación de acuerdos
En este blog analizamos el alcance de la potestad del notario para subsanar los errores materiales, las omisiones y los defectos de forma detectados en la certificación de acuerdos del Consejo de Administración con carácter previo a su elevación a públicos.
La deliberación, voto y fallo de los acuerdos adoptados en un Consejo de Administración de cualquier mercantil han de quedar reflejados en la correspondiente acta. Es al Secretario a quien corresponde el cometido de su redacción, debiendo reflejarse en ella los requisitos exigidos en el artículo 97 del Reglamento del Registro Mercantil para la certificación de acuerdos. Una vez aprobada el acta, el Secretario deberá firmarla junto con el Visto Bueno del Presidente.
¿A quién corresponde la competencia para redactar la escritura de elevación a instrumento público de los acuerdos sociales? Al fedatario público, incluyendo como no podría ser de otra manera, todas las circunstancias del acta que sean necesarias para calificar la validez de aquéllos, tomando como base el acta o libro de actas, testimonio notarial de los mismos o certificación de los acuerdos.
Cuando el documento que sirve de base es la certificación de los acuerdos emitida por el Secretario, resulta evidente que las menciones necesarias para calificar la regularidad del proceso decisorio deberán estar reflejados en la propia certificación, con independencia de que, a criterio del notario, se transcriban también en la escritura.
El artículo 153 del Reglamento Notarial concede al notario autorizante, así como a su sustituto o sucesor en el protocolo, la potestad de subsanar por sí solo los errores materiales, las omisiones y los defectos de forma padecidos en los documentos inter vivos, en los términos que en el mismo constan. Ahora bien, una cosa es un mero error material, como pudiera ser un error en un número de los ocho dígitos que componen del D.N.I. de uno de los socios asistentes, y otra cosa muy distinta es la omisión de la identidad de los miembros concurrentes a la sesión del Consejo de Administración en la que se adoptaron los acuerdos. Un claro ejemplo de ello es la Resolución de 26 de noviembre de 2020 (1ª), de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, BOE de 10 de diciembre de 2020.
En dicha Resolución, en la que se analizaba la legalidad de una diligencia extendida por el notario autorizante de la escritura subsanando la omisión de la identidad de las personas asistentes a la reunión del Consejo, se pone de manifiesto que tal mención (la identidad de los asistentes) no es necesario que venga reflejado en la escritura, pero sí es obligatorio, conforme a los dispuesto en la normativa reglamentaria del Registro Mercantil, que venga reflejado en la certificación de los acuerdos alcanzados.
En consecuencia, no corresponde al notario subsanar por sí solo la omisión padecida en la certificación unida, sino que corresponde al Secretario emitir la subsanación de la misma, pues es a dicho cargo a quien compete la facultad de acreditar la realidad de los acuerdos adoptados.
Esta norma, insistimos en la mención del artículo 153 del Reglamento Notarial, circunscribe su potencial aplicación al margen de intervención del notario en el documento, de manera que solo alcanzaría a la exclusiva subsanación de aquellos errores materiales, omisiones y defectos de forma que se hayan padecido en los instrumentos públicos como consecuencia de apreciación de hechos o actuación del propio notario.
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