Cristina Ruiz Martín - HispaColex
Obligaciones de las sociedades inactivas
Suele ser bastante habitual la existencia de sociedades sin ningún tipo de actividad, que no han sido disueltas ni liquidadas por sus socios, unas veces por la esperanza de reactivarlas con posterioridad, y en la mayoría de los casos, por ahorrar los costes y gestiones inherentes a la propia disolución y liquidación de la misma. Los socios preparan una declaración censal a la AEAT informando que la sociedad está sin actividad y dándola de baja en todas las obligaciones con hacienda.
Pero atención!!!, si usted quiere mantener en estas circunstancias una sociedad, debe saber que eso no es lo único que debe hacer para no tener problemas. A continuación le indicamos algunas obligaciones tributarias y mercantiles que deberá tener en cuenta:
1.- Se deben formular, aprobar y depositar en el Registro Mercantil las Cuentas Anuales de cada ejercicio, en los plazos estipulados para ello. Las cuentas han de formularse en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social y aprobarse por la Junta General dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio.
El plazo de PRESENTACIÓN de las cuentas anuales es dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de éstas por parte de la Junta, es decir, que el día final ha de coincidir con el último día del mes siguiente al que se hayan aprobado.
Tradicionalmente el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) no ha sancionado por su incumplimiento, pero en la actualidad se ha reactivado el régimen sancionador (desde 1.200€ hasta 60.000€ por cada ejercicio), por no hablar del cierre de la hoja registral, que imposibilita la inscripción de cualquier otro documento.
2.- Se debe presentar el Impuesto de Sociedades de cada ejercicio, en el plazo para ello (del 1 al 25 de julio se presenta el Impuesto de Sociedades del ejercicio anterior). Tendrá que marcar la casilla 026 de “Entidad Inactiva”, lo que le permitirá cumplimentar solo el Balance de Situación, obviando la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
El incumplimiento de esta obligación conllevará en el mejor de los casos, la imposición de una sanción, pero incluso la Administración puede dictar la baja provisional en el índice de entidades en caso de no presentar declaración por el IS durante tres ejercicios consecutivos ( LIS art.119; RIS art.57). El efecto fundamental de la baja provisional es que, notificada al registro público pertinente, el registrador extiende una nota marginal en la hoja abierta a la entidad. En ella se expresa que durante su vigencia no puede realizarse la inscripción de ningún documento de la entidad en dicho registro. La cancelación de la nota marginal solo puede efectuarse con la presentación de certificación de alta en el índice de entidades.
Además, también la AEAT puede revocar el CIF asignado, como medida para la prevención del fraude. Esto conlleva a la imposibilidad de realizar inscripciones en el registro público correspondiente o a la abstención del notario para autorizar cualquier instrumento público relativo a declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y negocios jurídicos de cualquier clase, así como la prohibición de acceso a cualquier registro público.
En definitiva, la AEAT incluye de forma reiterada en su Plan de Control Tributario, a este tipo de empresas, por lo que tarde o temprano todas tendrán que dar cumplimiento a estas obligaciones.
Por último, debe saber que el TRSC, en su artículo 363 establece que una sociedad de capital deberá disolverse, entre otros motivos, por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año. Los administradores que lo incumplan responderán solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución.
En general y en todos los ámbitos de la empresa, las condiciones para mantener inactiva una sociedad, son cada vez más restrictivas, por lo que nuestra recomendación es que, llegado el caso, inicie el proceso de liquidación y disolución poniéndose en manos de expertos en la materia.
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