Ignacio Valenzuela Cano - HispaColex
La modernización de los estatutos de las sociedades mercantiles en un mundo digital
Es un hecho constatado que la tecnología y el mundo digital ha cambiado definitivamente nuestras vidas, nuestra forma de comunicarnos y nuestros hábitos de trabajo. Esos avances tecnológicos también han afectado al mundo empresarial y al Derecho Societario, de manera que las sociedades mercantiles se ven en la necesidad de adaptarse a la tecnología para cumplir con las obligaciones habituales que se les exige en la Ley de Sociedades de Capital.
Quienes son socios y administradores de una sociedad limitada, de una sociedad anónima, de una cooperativa o de cualquier otro tipo de persona jurídica desean una modernización de sus estatutos, justamente para facilitar el uso de la tecnología en sus relaciones internas. Ya es hora de ir superando la notificación de la convocatoria de las juntas a los socios mediante anuncio en un periódico, o mediante el farragoso envío de cartas certificadas con acuse de recibo. También es hora de facilitar la celebración de juntas de socios con medios telemáticos, especialmente cuando muchos de esos socios residen en otra localidad distinta de aquella en la que está el domicilio social de la sociedad, incluso en el extranjero.
Por esta razón, hace tiempo que la Ley de Sociedades de Capital se reformó y actualizó para facilitar el uso de las nuevas tecnologías y hoy se permite a las sociedades mercantiles adaptar sus estatutos a esos medios que tanto nos pueden facilitar la relación entre la sociedad y sus administradores con los socios. Entre esas posibilidades, las más habituales y que con más frecuencia se están recogiendo en los estatutos de las sociedades, encontramos las siguientes:
– Posibilidad de crear una página web corporativa de la sociedad (que puede coincidir o no con la página web comercial de la empresa), de manera que los administradores sociales puedan insertar y publicar en dicha página los documentos que necesiten trasladar a los socios, incluidas las convocatorias de las juntas generales, la publicación de las cuentas, los estatutos y cualquier otro documento que se considere relevante. Esta regulación la encontramos en los artículos 11.bis y 11.ter de la Ley de Sociedades de Capital y requieren que el acuerdo se adopte en una junta general de socios con la correspondiente modificación de los estatutos.
– Posibilidad de comunicar con los socios por medios electrónicos, para el envío de documentos, solicitudes e información, de manera que se evita el envío de papel y se facilita considerablemente la comunicación por su sencillez y rapidez (artículos 11.quater de la Ley de Sociedades de Capital).
– Convocatoria de las juntas de socios mediante la publicación realizada en la página web de la sociedad, que previamente ha sido aprobada por los socios y publicada en el Registro Mercantil. Esta forma de convocatoria es actualmente la preferente, mucho más práctica y económica que las que se regulaban anteriormente, como era la publicación de la convocatoria en un diario de mayor circulación en la provincia y publicación en el BORME, o mediante el envío de carta certificada con acuse de recibo, incluso mejor que algunas convocatorias aún más farragosas y costosas como podría ser la que se realiza mediante requerimiento notarial. También cabe la convocatoria por medios electrónicos, como el envío de un correo electrónico a cada socio, a la dirección que previamente haya facilitado y que deje constancia de su recepción.
– Otro gran avance se refiere a la celebración de las juntas por medios electrónicos o telemáticos, regulando en los estatutos esta posibilidad mediante la utilización de cualquiera de los programas de celebración reuniones a distancia existentes actualmente o en el futuro, todo ello de manera que al socio asistente por videoconferencia se le considerará como presente en la junta y resultará identificado por conocimiento directo que el presidente de la junta tenga de los mismos, manifestando expresamente que los conoce, o bien mediante la exhibición a la cámara por parte del socio o su representante de su DNI, pasaporte u otro documento oficial de identificación dotado de fotografía.
– Posibilidad de votar a distancia en los distintos asuntos del orden del día mediante correspondencia postal o cualquier otro medio de comunicación a distancia que, garantizando debidamente la identidad del socio que ejerce su derecho de voto, el órgano de administración determine, en su caso, con ocasión de la convocatoria de cada Junta General de socios. Se deben regular los requisitos de validez, antelación, acreditación, pensando siempre en la seguridad y garantía del voto emitido, pero sobre todo facilitando la toma de decisiones especialmente para aquellos socios que se encuentran en lugares alejados de aquel en el que se celebra la junta.
En definitiva, estamos asistiendo a esa progresiva modernización de los estatutos de las sociedades mercantiles, cuyo principal objetivo es facilitar su funcionamiento haciendo uso de las nuevas tecnologías, algo que seguramente hacemos ya en nuestra vida diaria, en nuestras relaciones personales, por lo que también es lógico llevarlo al mundo empresarial y societario. Para ello, debemos analizar los estatutos de la sociedad, ofrecer estas posibilidades a los socios y aprobar su modificación, justamente para que esa junta en la que se aprueban esos cambios sea la antesala de una nueva manera de comunicar entre la sociedad, sus administradores y los socios.
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