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Novedades del Proyecto de Ley de Procedimiento Común en relación con la tramitación electrónica
Circular nº 11 de 2015
Las empresas se relacionarán obligatoriamente de forma electrónica con todas las Administraciones.
Autor: Vanessa Fernández Ferre
El proyecto de Ley de Procedimiento Administrativo Común, que ha sido aprobado por el Consejo de Ministros para su remisión a las Cortes Generales, introduce una serie de novedades con respecto a la Ley vigente en relación con la tramitación electrónica que resultan dignas de reseñar.
En cuanto a la representación, se aceptan nuevos medios para acreditarla en el ámbito exclusivo de las Administraciones Públicas, como son el apoderamiento apud acta, presencial o electrónico, o la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública u Organismo competente. El poder conferido a través del apoderamiento apud acta tendrá efectos únicamente ante las Administraciones Públicas. En este sentido, se contempla la obligación de cada Administración Pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las Administraciones territoriales en aplicación del principio de eficiencia, adherirse al del Estado.
Otra de las novedades introducidas es la separación y simplificación de los medios de identificación electrónica, tendentes a verificar la identidad del interesado, y los medios de firma electrónica, que permiten acreditar su voluntad y consentimiento, disponiendo, con carácter general, la suficiencia de la identificación. Se admitirán para la firma los sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basadas en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica, tanto certificados electrónicos de persona jurídica como los de entidad sin personalidad jurídica; sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados cualificados de sello electrónico; así como cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan. Se admitirán como sistemas de identificación cualquiera de los sistemas de firma admitidos, sistemas de clave concertada y cualquier otro que establezcan las Administraciones Públicas.
El título II “De la actividad de las Administraciones Públicas”, en su capítulo I, sobre normas generales de actuación, se ocupa por primera vez de los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. Asimismo, se establece la obligación de todas las Administraciones Públicas de contar con un registro electrónico general, o, en otro caso, de adherirse al de la Administración General del Estado. Estos registros estarán asistidos a su vez por la red de oficinas en materia de registros, que pasarán a llamarse oficinas de asistencia en materia de registros, que harán posible convertir en formato electrónico las solicitudes presentadas en papel. Determinados sujetos, como personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, profesionales de colegiación obligatoria, representantes de los anteriores y empleados públicos, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
Así, las empresas se relacionarán obligatoriamente de forma electrónica con todas las Administraciones, como vienen haciendo ya con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, y podrán otorgar poderes electrónicamente para que sus representantes realicen trámites administrativos. Para facilitarles esta tarea contarán con un registro administrativo de poderes a su disposición. En este punto puede objetarse que esto podría haberse configurado como un derecho o una facultad si se quiere de estos administrados en los que se incluyen las empresas, y no una obligación o carga, de manera que lo que se debiera es facilitar a quien desea relacionarse con la Administración por dicho medio que pudiera hacerlo, pero sin ser imperativo.
Otra novedad es la obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
Todo lo anterior está enfocado a facilitar la comunicación electrónica y a reducir por tanto tiempos de tramitación. Ahora bien, la novedad no es tanta, pues desde la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, esa “facilidad” estaba reconocida ya a nivel legislativo en sus artículos 1, 3 apartados 1 y 2 y 6 y siguientes. Cosa distinta es que ese reconocimiento legislativo se haya visto acompañado o no hasta el momento por una disponibilidad de medios o una adaptación de las Administraciones y de su personal al uso de tales medios.
En el título III, “De los actos administrativos”, en el que se mantienen en su gran mayoría las reglas generales ya establecidas por la Ley 30/1992, deben destacarse las novedades introducidas en materia de notificaciones electrónicas, que serán preferentes y se realizarán en sede electrónica o dirección electrónica habilitada única. Se establecen también nuevas medidas como el envío de avisos de notificación a los dispositivos electrónicos y/o a la dirección de correo electrónico comunicada por el interesado, así como el acceso a sus notificaciones a través del punto de acceso general electrónico de la Administración que funcionará como un portal de entrada.
Entre las principales novedades del título IV, “De las disposiciones sobre el procedimiento administrativo común”, merece reseñarse que habrá un único procedimiento común, más fácil de conocer, y que se incorpora a las fases de iniciación, ordenación, instrucción y finalización del procedimiento el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos.