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Impulso de las facturas electrónicas y creación del registro contable de facturas en el sector público
Circular nº 2 de 2014
Ley en materia de contratación destinada a impulsar las facturas electrónicas.
Autor: HispaColex
El pasado 28 de Diciembre de 2013 se publicó en el BOE, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
Se trata de una Ley revolucionaria en materia de contratación del sector público que tiene como primer objetivo impulsar la factura electrónica. Con esta Ley se pretende rigor, control y adaptación tecnológica en las facturas del sector público. La obligación de constancia registral de las facturas refuerza la protección de los proveedores y evita las facturas pendientes de pago en poder de los órganos administrativos sin una adecuada constancia documental (“facturas en el cajón”).
El nuevo procedimiento de tramitación de facturas del sector público ha entrado en vigor el pasado 1 de enero de 2014. Si bien sus prescripciones no se aplicarán a facturas ya expedidas en el momento de su entrada en vigor, se permite que los proveedores voluntariamente puedan presentar sus facturas anteriores ante un registro administrativo, lo que resulta recomendable en cuanto contribuye a reforzar las garantías de cobro.
Las principales características de esta importante ley son las siguientes:
A) Estamos ante una norma básica, y como tal se aplica a todas las Administraciones Públicas, incluidas la Administración Institucional, Corporaciones Locales y las Comunidades Autónomas.
B) A partir del 15 de enero de 2015, estarán obligados a usar factura electrónica, y presentarla a través del punto general de entrada que corresponda, los proveedores de bienes y servicios de las Administraciones Públicas que revistan forma societaria. Los demás proveedores podrán expedir y remitir voluntariamente factura electrónica. Podrá excluirse reglamentariamente de esta obligación a facturas de importe inferior a 5.000€.
C) El procedimiento de facturación se asienta sobre tres pasos fundamentales:
I. Presentación de la factura electrónica en el Registro públicopor los servicios o bienes ofrecidos a la Administración en el marco de cualquier relación jurídica. Para ello el proveedor dispone del plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios. Tal factura se califica de “electrónica” puesto que deberá cumplir un formato reglamentario y firmada con “Firma electrónica avanzada” o “Sello Electrónico Avanzado”.
En consecuencia, todas las Administraciones tendrán que implantar la aplicación de la factura electrónica y crear puntos generales de entrada de facturas electrónicas, así como dar publicidad de tal sistema y ubicación, para que los proveedores puedan presentarlas.
Habría un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo, en total tres, salvo que las Comunidades Autónomas o las Entidades Locales, en aplicación del principio de eficiencia, se adhieran al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. Los entes locales podrán adherirse al punto general de su Diputación, Comunidad Autónoma o Estado.
II. Registro contable de la misma. Se llevará a cabo por el órgano o unidad de la Administración responsable de la función contable, tras recibirla procedente del Registro administrativo. Se le asignará un Código de Identificación.
III. Reconocimiento de obligación de pago por el órgano competente y tramitación contable. El proveedor o presentador de la factura podrá consultar el estado de tramitación.
D) Los Registros serán transparentes para el adecuado control de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria que recibirá comunicación puntual vía telemática sobre las facturas recibidas para asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturación.