Hispacolex
Gran impulso a la Factura Electrónica
Circular nº 39 de 2014
Características de la Factura Electrónica como alternativa a la tradicional
Autor: HispaColex
Recogida (al igual que el resto de facturas en papel) en el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, la factura electrónica es una alternativa a la tradicional y que tiene los mismos efectos legales; es decir, es igualmente un justificante de entrega de bienes y prestaciones de servicios, salvo que se expide y se recibe en formato electrónico; teniendo que cumplir los mismos requisitos de contenido (número, fecha, NIF y datos fiscales completos de ambas partes, descripción de la operación, base, tipo impositivo y cuota e importe total, entre otros), y estando condicionada su expedición al consentimiento de su destinatario.
Existen dos tipos de factura electrónica:
- En formato estructurado: pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
- En formato no estructurado: consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Son numerosas las ventajas que respaldan el uso de la factura electrónica, destacando entre otras, eliminar de costes de impresión, envío postal y almacenamiento, reducir tiempo en el acceso a las ya almacenadas y acortar los ciclos de tramitación y cobro.
El art. 8 del citado RD estipula que las facturas “podrán expedirse por cualquier medio, en papel o electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad, integridad y legibilidad”. Para cumplir con dicha obligación la Agencia Tributaria homologa los mecanismos de emisión, digitalización y verificación de facturas electrónicas a través de un Código Seguro de Verificación que da el carácter de copia auténtica.
Este tipo de facturas está recibiendo un fuerte impulso por parte de las Administraciones Públicas, que han establecido que, a partir del 15 de enero de 2015, aquellas sociedades que les presten servicios o efectúen entregas de bienes por importe superior a 5.000 € estarán obligadas a presentarle las facturas por dichos trabajos en formato electrónico, pudiendo eximir a las facturas de menor importe. Quedan exentos igualmente los profesionales y empresarios individuales.
Para ello, las distintas Administraciones (locales, autonómicas, etc.), así como otros entes públicos y mutuas de la Seguridad Social crearán un “Punto de Entrada de Facturas Electrónicas” en su página web. Si no crean ninguno la Administración General del Estado ha puesto a disposición de sus proveedores un Portal Web, denominado FACe, como punto de entrada y presentación de facturas y ventanilla de consultas de las ya presentadas, permitiendo, a los que lo deseen, conectar sus sistemas de facturación de forma automática. El envío de la factura electrónica producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo. Toda la documentación de este Portal, incluidos manuales, ejemplos, etc. se pueden encontrar accediendo al enlace www.administracionelectronica.gob.es/es/ctt/face.
Las entidades públicas empresariales y las sociedades participadas por administraciones quedan excluidas de esta obligación.
Las empresas deberán disponer de un certificado electrónico instalado en su ordenador y un programa informático que cree facturas electrónicas. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece un programa informático gratuito para PYMEs y autónomos.
Cabe la posibilidad, asimismo, de facturar electrónicamente a otra empresa e incluso a consumidores y usuarios, en condiciones similares a las establecidas para las Administraciones Públicas. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.
En las Jornadas que se están impartiendo para acercar los diversos aspectos que rodean a la factura electrónica y su funcionamiento se ha querido dejar claro, entre jueces y economistas, que será un documento completamente válido como medio de prueba en el proceso judicial, teniendo, además inspectores tributarios y jueces acceso remoto a las mismas, para mejorar la competitividad y efectividad de dichos procesos.