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El fin del Libro de Visitas y otras novedades
Circular nº 11 de 2016
A partir del día 13 de Septiembre de 2016 y tras 19 años de vigencia, las empresas quedan exentas de la obligación de tener en el centro de trabajo el Libro de Visitas a disposición de la Inspección de Trabajo para hacer constar la actuación inspectora.
Autor: HispaColex
Esta obligación ha quedado derogada con la entrada en vigor de la Orden ministerial ESS/1452/2016, de 10 de junio, orden que desarrolla reglamentariamente lo preceptuado en el artículo 21.6 de la Ley 23/2015 de 21 julio, regulando así el modelo de Diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que emitirá el Inspector de Trabajo cuando realice actuación inspectora y que viene sustituir al célebre “Libro de Vistitas “, si bien hemos de precisar que no será hasta el 13-09-1921 cuando pasemos a decirle “el adiós”, ya que durante estos cincos años se está obligado a conservarlo en el “ cajón del recuerdo” a disposición de la Inspección.
Atrás quedan esos 19 años de idas y venidas a las dependencias de la Inspección, tanto por parte de empresas así como por profesionales del sector de asesorías, gestorías y despachos, que en más de una ocasión suponían un “desajetreo” por todo lo que ello acarreaba, desde la compra del libro de visitas, hasta el desplazamiento a las dependencias de la Inspección, el tiempo de espera para poder diligenciarlo y posteriormente cumplir con la obligación de tenerlo en el centro de trabajo por si por avatares de la vida la Inspección se personaba. Podríamos decir así, que con la entrada en vigor de esta norma se produce un giro de 180º, al ver disminuido el sujeto inspeccionado, la “carga formal” de tener que gestionar el Libro de Visitas, Libro que a partir de ahora queda sustituido por la Diligencia de actuación que expedirá el inspector actuante, medida que no solo permitirá el “ahorro de tiempo” para empresas y profesionales del ámbito laboral sino también para la propia Administración.
Hagamos un breve recorrido por el desarrollo legislativo del “Libro de Visitas”:
- La obligación de que las empresas tuvieran que tener Libro de Visitas, nació en el artículo 14.3 de la Ley 42/1997, Ley que reguló la Inspección de Trabajo y Seguridad Social hasta julio de 2015.
- La Resolución de 11 de abril de 2006 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, estableció el modelo oficial del Libro de Visitas.
- Por Resolución de 25 de noviembre de 2008 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, se establecía la posibilidad de solicitar la sustitución de dicha obligación por el alta en la aplicación informática del libro de visitas electrónico.
- La Ley 23/2015 de 21 julio Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, deroga la Ley 42/1997, eliminando la obligación de los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros ( Libro de Visitas) o formularios para la realización de diligencias de la Inspección de Trabajo, sustituyendo los mismos por simple Diligencia del inspector actuante, si bien la efectividad de esta medida quedaba sujeta a la entrada en vigor de la Orden que reglamentariamente regulará la misma.
- Es la Orden ESS/ 1452/2016, de 10 de junio, publicada en el BOE de 12 septiembre y entrada en vigor del 13 de septiembre, la norma reglamentaria que de forma breve, clara y concisa, bajo un escaso articulado (6 Artículos) y tres Disposiciones Finales, regula el modelo de Diligencia de la Inspección, regulando los distintos aspectos formales y de fondo que giran en torno a la Diligencia de actuación, y que podemos sintetizar en :
- los hechos y actos que deben incorporarse en las Diligencias que expidan los Órganos de la Inspección de Trabajo, como consecuencia de su actuación en materia laboral.
- El formato o modelo de la Diligencia.
- Forma en la que debe ser remitida la Diligencia a los sujetos inspeccionados.
- Obligación de conservación de 5 años.
- Incluyendo la orden referida, un Anexo de modelo de Diligencia.
Análisis del contenido de la Orden.
En su Artículo 1 y bajo la rúbrica de “Diligencias de actuación”, regula tres cuestiones elementales en torno a la misma y que dan respuesta a los siguientes interrogantes:
¿Quién es el sujeto obligado a expedir la Diligencia de actuación?, siendo los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales.
¿Cuándo debe expedirse?, en los casos que se realicen visita a los centros de trabajo o comprobaciones por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas, estableciendo el deber de extender una Diligencia por cada visita y/o comprobación que se realice a tal efecto.
¿Qué contenido se debe hacer constar?, el inspector actuante deberá hacer constar las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.
El Artículo 2 incluye una relación detallada de los datos que deben hacerse constar en la Diligencia que se expida.
En el apartado 1, se regula los datos identificativos:
a) Lugar y fecha de expedición, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.
b) Identificación del funcionario actuante, Cuerpo al que pertenece, en caso de que se realice inspección por varios funcionarios, se reseñara su identidad, siendo firmada la Diligencia por el Inspector que dirija actuación.
c) Datos de la empresa/centro de trabajo, que incluirán nombre/razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico y domicilio del centro de trabajo.
d) Nombre/apellidos, DNI/NIE, y carácter o representación con que interviene la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones.
e) Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
f) Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.
En sus apartados 2, 3 y 4, regula el contenido que se ha de hacer constar en la Diligencia cuando por el inspector actuante se detecten:
– anomalías o deficiencias, conforme a la normativa de Prevención de Riesgos Laborales, indicándose así el plazo en el que deben ser subsanadas las mismas, debiendo indicarse que la persistencia de los hechos infractores darán lugar al Acta de Infracción que legalmente corresponda.
-. En caso de que se realice requerimiento en materia de cotización, se procederá de acuerdo con la normativa de aplicación.
– En los supuestos de “paralización o suspensión de trabajos”, prevista en el artículo 44 de la LPRL, se hará constar los datos suficientes para la determinación del alcance y condiciones de la paralización decretada, así como los necesarios para el ejercicio del derecho a su impugnación.
En el apartado 5, regula que no será preceptivo que se haga constar en la Diligencia si se procede a practicar o no actas de infracción o liquidación.
El Artículo 3, bajo la rúbrica de “Modelo de Diligencia”, establece que el modelo a seguir es el que se adjunta como Anexo en la misma orden, sin perjuicio de la utilización de medios electrónicos para su elaboración, regula también el número de copias que se deben expedir (3 copias) una para la empresa, otra para los Delegados de Prevención cuando proceda conforme normativa PRL y otra que quedará en poder el funcionario actuante para su archivo, y para dar cumplimiento a lo preceptuado en los Artículos 2 y 3 de nuestra Carta Magna, regula que el modelo de diligencia se confeccionará en versión bilingüe en la CCAA con lengua cooficial.
El Artículo 4, está destinado a forma en la que se remite la Diligencia al sujeto inspeccionado, estableciendo dos vías de remisión:
1.-Directamente a la empresa, utilizando cualquier medio utilizado en derecho.
2. Mediante entrega a la persona que ha atendido al funcionario actuante, si se negara a recibirla o firmarla se hará constar así en la Diligencia y se notificará a la empresa conforme a lo expuesto anteriormente.
El Artículo 5, establece como Obligación conservar durante el plazo de cinco años la Diligencia de actuación o Libro de Visitas (anterior).
Durante este plazo se despliega de forma paralela para las partes afectadas por la orden (Inspección de Trabajo y sujeto inspeccionado) un doble deber y derecho. Por una parte el sujeto inspeccionado queda obligado a conservar las nuevas Diligencias que se expidan y el Libro de Visitas (vigente hasta este momento) durante el plazo de cinco años a disposición de la Inspección, naciendo así el derecho de la Inspección de Trabajo a poder requerir esta documentación, en el mismo sentido la Inspección de Trabajo y Seguridad Social queda obligada durante el mismo plazo a conservar las Diligencias efectuadas en los Libros de Visitas Electrónicos, teniendo las empresas afectadas el derecho a solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.
En el Artículo 6, se regula que las actuaciones y requerimientos realizados por los técnicos habilitados en el ejercicio de sus funciones de comprobación, se realizarán utilizando el modelo de Diligencia que incorpora la presente orden, o documento oficial sustitutivo, debiendo remitir copia para su conocimiento a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando legalmente corresponda.
Incluye la presente orden tres Disposiciones Finales, que se pronuncia sobre ámbito competencial para dictar la orden ministerial, ausencia de gasto público y entrada en vigor.
Este es el modelo de Diligencia anexado en la presente Orden: